Shutterstock

Weg met het functioneringsgesprek: de nieuwe trend is evaluatie door collega's

Het klassieke evaluatie- of functioneringsgesprek is stilletjes aan op zijn retour. Zo hechten steeds meer leidinggevenden belang aan de feedback van collega’s en klanten over het functioneren van een personeelslid, de zogenaamde ‘peer feedback’. Men kan spreken van een echte trend. Uit onderzoek van SD Worx, specialist in people solutions, blijkt dat 7 op 10 medewerkers geregelde feedback als positief ervaren. 60% van de bevraagde organisaties hervormt dan ook zijn jaarlijkse evaluatiecycli in de richting van regelmatige feedbackrondes.

Peer feedback

Het is zeker een tendens om collega’s meer te betrekken bij de evaluatie van personeelsleden en soms zelfs bij aanwerving en ontslag. Tony Swinnen, HR Talent & Development Specialist SD Worx: “Bij aanwervingen is het zeker niet meer nieuw. Bij ontslag is men voorzichtiger. Het komt zelden voor dat collega’s rechtstreeks zeggenschap hebben over het al dan niet ontslaan van een personeelslid. Wel kunnen zij feedback geven over de samenwerking met een persoon, wat natuurlijk kan meegenomen worden bij de beslissing.” Lees hier de tips voor een zinvol functioneringsgesprek.

De juiste context

‘Peer feedback’ kan alleen maar werken als in het bedrijf de juiste context wordt gecreëerd. Medewerkers moeten kunnen wennen aan het idee, en moeten leren hoe ze op een goede manier feedback kunnen geven. Dat geldt zeker als men gewoon was aan het klassieke, jaarlijkse evaluatiegesprek. 

Tony Swinnen: “De context waarin medewerkers met elkaar omgaan en de cultuur die heerst in een bedrijf, zijn zeer belangrijk. Er moet bijvoorbeeld transparantie zijn rond de doelstellingen van het bedrijf of het team, en over hoe beide het doen. Maar vooral, je moet werken in een constructief kader. Dat wil niet zeggen dat er geen negatieve zaken aan bod mogen komen, maar wel dat men daar dan oplossings- en ontwikkelingsgericht mee omgaat.”

Negatieve zaken mogen zeker aan bod komen, als je er oplossingsgericht mee omgaat.

Tony Swinnen

Het is ook af te raden om aan de ‘peer feedback’ bepaalde voordelen te koppelen zoals een hoger loon of een promotie. Dat zou een concurrentiestrijd tussen collega’s kunnen veroorzaken, wat nu wel eens aan het klassieke evaluatiesysteem wordt verweten. Of het zou ertoe kunnen leiden dat mensen bepaalde – niet gewenste - beslissingen nemen, enkel en alleen omwille van een goede ‘feedback’ of ‘evaluatie’.

Een grondigere evaluatie

Als de context en bedrijfscultuur goed zitten, is een systeem van ‘peer feedback’ veelbelovend en biedt het meer mogelijkheden dan het traditionele functionerings- of evaluatiegesprek. Leidinggevenden kunnen zo immers veel meer informatie verzamelen. Het gaat dan niet alleen om prestaties, maar vooral om de samenwerking met collega’s én klanten. 

Tony Swinnen: “Medewerkers moeten steeds meer samenwerken over afdelings-, team- en organisatiegrenzen heen. Het is voor de leidinggevende dan ook belangrijk om te weten hoe die samenwerkingen verlopen, welke waarden het personeelslid in acht neemt, en over welke ‘softe’ vaardigheden hij beschikt. Zo krijgt hij of zij een beter inzicht in iemands zwakke en sterke punten.”

Ook voor de medewerker zelf biedt het voordelen. De medewerker van vandaag heeft immers nood aan meer feedback. Men wil niet meer wachten op een jaarlijks evaluatiemoment. De bijkomende feedback biedt bovendien groeikansen.

Wat zijn de risico’s?

Voor leidinggevenden zijn er wel een aantal aandachtspunten. Allereerst is het perfect mogelijk dat iemand minder tijd toegewezen krijgt voor een klein zijproject dan voor bepaalde prioritaire doelstellingen. Het zou dan ook een vertekend beeld geven als iemand enkel en alleen op feedback over die samenwerking wordt beoordeeld.

Daarnaast loert ook het risico van subjectiviteit om de hoek. Tony Swinnen: “Feedback is altijd persoonsgebonden. Iedereen oordeelt vanuit een bepaalde, persoonlijke waardenset. In het extreme geval zou het een populariteitstest kunnen worden: hoe populairder, hoe beter de feedback. Of omgekeerd: hoe negatiever de impact van een bepaald project op een team, hoe negatiever de feedback over de betrokkenen bij dat project zij. Daar moet een leidinggevende rekening mee houden.”

Hoe pak je het aan?

In de praktijk kan ‘peer feedback’ heel los zijn, in de zin van ‘mijn deur staat altijd open’. Toch is het aan te raden om het daarnaast ook gestructureerd aan te pakken: enkele vaste momenten inplannen en een duidelijke omschrijving van het soort feedback dat je als leidinggevende verwacht, zowel van collega’s als van klanten. De beoordeling van de resultaten blijft daarbij beter een taak van de leidinggevende zelf.

Tony Swinnen: “Hanteer bij het geven van negatieve feedback altijd bepaalde principes: spreek in de ik-vorm en vermeld duidelijk wat het gevolg is van een bepaald gedrag en welk gevoel dat veroorzaakt. Betrek tot slot de persoon in kwestie bij het zoeken naar een oplossing. Last but not least: vergeet niet dat feedback ook positief kan zijn.”

Lees meer op Jobat.be:

Netwerken: 6 briljante manieren om een gesprek te starten

Functioneringsgesprek versus evaluatiegesprek: wat is het verschil?

Zo leer je constructief feedback geven én ontvangen

Bronjobat.be.

Lees meer